Informativa clienti e fornitori

• Eseguire il contratto e soddisfare necessità precontrattuali, tra cui la gestione della comunicazione commerciale (primo contatto, invio offerte/preventivi), sopralluoghi, valutazioni o progetti, instaurazione e sviluppo del rapporto ed erogazione della prestazione/servizio/prodotti.

Il trattamento si basa sulla necessità di adempiere ad obblighi contrattuali o a necessità precontrattuali.

• Adempiere a obblighi di legge in materia fiscale/contabile e ad esigenze amministrative interne correlati al rapporto ed al controllo di gestione (fatturazione, tenuta delle scritture contabili, emissione di documenti di trasporto, gestione dei pagamenti, delle spedizioni, recupero crediti etc.).

Il trattamento si basa su obblighi di legge in capo al Titolare, adempimento di obblighi contrattuali e di necessità amministrative.

• Gestire il contenzioso e tutelare i diritti del titolare in sede giudiziale o extragiudiziale.

Il trattamento si basa sulla necessità di soddisfare un legittimo interesse del Titolare.

• Inviare comunicazioni promozionali e aggiornamenti sull’attività del titolare, tramite l’invio di e-mail.

Il trattamento si basa sul legittimo interesse del Titolare per le modalità di C.D. Soft Spam per i clienti già acquisiti, ovvero sul consenso espresso per i potenziali clienti.

• QUALI DATI PERSONALI SARANNO TRATTATI?

Dati personali comuni (tra cui, ad es., dati identificativi, recapiti fisici, telefonici o e-mail, codice fiscale, residenza, informazioni sull’attività economica e sull’organizzazione aziendale, su accordi commerciali e strumenti di pagamento, informazioni necessarie a fornire lo specifico prodotto/servizio, etc.) necessari a raggiungere le suddette finalità – gestione rapporto commerciale, erogazione servizi, amministrazione e contenzioso.

• PERCHÉ ACQUISIAMO QUESTI DATI?

I dati servono per rispondere alle sue richieste e per necessità emerse nelle fasi precontrattuali, nonché ad instaurare, dar seguito e regolare a livello amministrativo e contabile il rapporto commerciale ed erogare il servizio concordato.

• COME AVVIENE IL TRATTAMENTO?

I dati potranno essere trattati in forma digitale o cartacea, anche mediante banche dati informatiche, gestionali specifici (contabilità, CRM, di produzione/magazzino), strumenti di comunicazione (posta elettronica) e sistemi di archiviazione on premise o in cloud, a cura del nostro personale addetto alla gestione del rapporto commerciale/amministrativo.

Per erogare il servizio i suoi dati possono essere trattati dal personale addetto alla produzione/erogazione del servizio.

Alcuni documenti, come fatture elettroniche, PEC o contratti firmati digitalmente, potranno essere oggetto di conservazione elettronica a norma di legge e mantenuti per queste ragioni presso fornitori terzi.

I dati sul rapporto possono essere aggregati per creare statistiche e indici a fini di controllo di gestione.

Tutti i dati sono mantenuti in modo sicuro e applicando le adeguate misure di sicurezza (backup, autenticazione, livelli di autorizzazione differenziati, etc.) per prevenire trattamenti illeciti o violazioni dei dati.

Infine, allo scopo di rilevare il grado di soddisfazione del servizio, potrebbe ricevere dei questionari anonimi. La loro compilazione è facoltativa.

Infine, i dati potranno essere trattati per esigenze amministrative interne (es. conformità normativa, adesione a certificazioni).

• CHI CI HA COMUNICATO I SUOI DATI?

I dati sono forniti direttamente dall’interessato durante le fasi precontrattuali, o nel corso del rapporto di commerciale.

Alcune informazioni potranno essere acquisite da pubblici registri, elenchi, atti o documenti conoscibili da chiunque nei limiti e nei modi stabiliti dalle norme sulla loro conoscibilità (es. visure camerali)

• IL CONFERIMENTO DEI DATI È OBBLIGATORIO?

Si, il conferimento dei dati è obbligatorio nella misura in cui il trattamento è necessario per permettere di rispettare gli obblighi contrattuali e di legge e per garantire la corretta esecuzione del rapporto commerciale. Il mancato conferimento comporterebbe l’impossibilità di dar seguito al rapporto ed al contratto.

• PER QUANTO TEMPO SONO CONSERVATI I SUOI DATI?

A seconda degli specifici obblighi di legge e di raggiungimento delle finalità, i suoi dati saranno conservati per un periodo massimo di 10 anni dopo la cessazione del rapporto, salvo necessità legate ad un contenzioso o alla difesa di diritti del titolare in sede giudiziale. Dati obsoleti o non più necessari saranno cancellati precedentemente a questa scadenza.

• A CHI POSSONO ESSERE COMUNICATI I DATI?

• • enti e amministrazione pubbliche (es. Agenzia delle Entrate);
  • banche, istituti di credito e assicurazioni;
  • studi legali e società di recupero crediti;
  • soggetti che si occupano di servizi contabili, amministrativi o di controllo di gestione;
  • avvocati, consulenti legali e autorità giudiziaria, in caso di contenzioso;
  • società fornitrici di sistemi software e di archiviazione in cloud;
• società di assistenza informatica e fornitori di servizi e sistemi informatici utilizzati dal titolare per la gestione del rapporto (es. sistemi gestionali per la contabilità/fatturazione, per la gestione dei clienti, fornitori di servizi cloud, fornitori di servizi di e-mail, fornitore di applicativi e servizi web, etc.).

• COSA SI INTENDE PER ‘SOFT SPAM’?

Il ‘Soft Spam’ è una modalità di marketing che prevede l’invio di comunicazione tramite e-mail a clienti acquisiti che abbiano fornito l’indirizzo e-mail nell’ambito del rapporto commerciale; il contenuto promozionale deve essere relativo a prodotti e servizi affini a quelli già acquistati.

Ha lo scopo di mantenere aggiornato il cliente su nuovi prodotti, servizi, scontistiche o novità che ci riguardano.

Se non è un nostro cliente, sarà necessario un suo consenso espresso per poter eseguire questa attività.

• CHE CADENZA AVRANNO LE COMUNICAZIONI DI ‘SOFT SPAM’?
• Tendenzialmente, queste comunicazioni e-mail avranno una cadenza saltuaria e non regolare. Saranno, infatti, inviate al bisogno quando ci saranno nuovi prodotti o attività da promuovere.

QUALI DATI PERSONALI SARANNO TRATTATI?

• • Dati personali comuni (tra cui, ad es., dati identificativi, recapiti, e-mail, informazioni sull’attività economica e sul rapporto commerciale in essere) necessari ad inoltrati le nostre comunicazioni.
• IL CONFERIMENTO DEI DATI È OBBLIGATORIO?

No, il conferimento dei dati non è obbligatorio e il mancato conferimento comporterà esclusivamente la mancata ricezione delle comunicazioni promozionali.

• PUÒ CHIEDERE DI INTERROMPERE IL TRATTAMENTO?

Certo, in qualsiasi momento può chiedere di interrompere il trattamento contattando il titolare oppure, se l’e-mail è inviata mediante sistemi di e-mail marketing, anche mediante link di disiscrizione autonoma presenti in calce a tutte le comunicazioni.

• PER QUANTO TEMPO SONO CONSERVATI I SUOI DATI?

I suoi dati saranno conservati finché rimani nostro cliente e per un periodo massimo di 3 anni dopo la cessazione del rapporto, ovvero fino alla revoca del suo consenso.

• A CHI POSSONO ESSERE COMUNICATI I DATI?

I suoi dati non saranno mai comunicati ad altri soggetti per loro finalità di marketing o per la promozione di servizi di terzi. I soggetti ai quali i dati possono essere comunicati svolgono un ruolo meramente tecnico o di consulenza per conto del titolare, tra i quali:

• società di assistenza informatica e fornitori di servizi informatici utilizzati dal titolare (es. servizi di e-mail marketing);
• consulenti e professionisti nell’ambito della progettazione, strutturazione e svolgimento di campagne di promozione.

• Accesso ai dati personali: può chiederci di confermare che è in atto un trattamento dei suoi dati personali e ottenere l’accesso ai dati in nostro possesso che la riguardano.
• Rettifica e aggiornamento dei dati personali: se ritiene che i suoi dati siano sbagliati o non più aggiornati, ha diritto di chiederci una rettifica.
• Cancellazione dei dati personali: quando il trattamento è concluso, revoca il consenso o si oppone ad un trattamento e non sussistono altre ragioni legali per cui possiamo conservare i suoi dati personali, può richiederne la cancellazione.

• • Limitazione del trattamento: se il trattamento è basato sul legittimo interesse del titolare o di terzi o desidera restringere gli ambiti di trattamento di quei dati, può richiedere la limitazione del trattamento.
• Opposizione al trattamento ed all’uso di processi decisionali automatizzati: può opporsi al trattamento per una particolare finalità qualora sia basato sul legittimo interesse del titolare o di terzi; inoltre, può opporsi all’utilizzo di processi decisionali automatizzati, compresa la profilazione.
• Portabilità dei dati personali: in determinate circostanze, può richiedere che i suoi dati le siano forniti in un formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico.
• Revocare il consenso prestato: se un trattamento è basato sul suo consenso, può revocarlo in qualsiasi momento.

Per maggiori informazioni può visitare il sito del Garante Privacy: https://www.garanteprivacy.it/i-miei-diritti